Un dossier spécial « manifestations »

Il existe un dossier d’organisation sur la commune des Epesses, vous y trouverez plusieurs fiches pratiques à remplir en fonction des besoins de votre événement :

  • une fiche demande de salles : si vous souhaitez utiliser une salle municipale,
  • une fiche technique : si vous avez besoin de matériel,
  • une fiche urbanisme : si vous devez fermer une rue, une place, un quartier à la circulation ou la limiter,
  • une fiche communication : si vous devez afficher des banderoles,
  • une fiche débit de boisson : si vous vendez de la boisson,
  • une fiche demandes particulières : si vous avez d’autres demandes non listées dans les précédentes fiches.

Ce dossier est à remplir et à rapporter à la Mairie minimum 2 mois avant la date de la manifestation : dossier demande manifestation / Notice explicative

Vous allez bloquer une rue, une place…

Remplir l’onglet urbanisme du dossier manifestation et fournir un plan pour qu’un arrêté de circulation soit établi.

Il est important de faire un courrier pour informer les riverains du jour, des heures, de fermeture ou de limitation de la circulation, afin qu’ils puissent s’organiser pour se déplacer ou pour le stationnement de leurs véhicules.

 

Point sécurité

Les extincteurs

L’organisateur doit prévoir les types d’extincteurs correspondant aux caractéristiques de la manifestation :

  • Un extincteur à eau pulvérisée si vous avez une scène (les rideaux…)
  • Un extincteur CO2 pour points électriques (tableaux électriques, groupes élec.)
  • Si vous utilisez des friteuses, prévoir une couverture anti-feu à proximité, ainsi qu’un extincteur à eau pulvérisée ABF.

Les tuyaux de gaz  

Veillez à la date de péremption figurant sur les tuyaux de gaz qui relient les bouteilles aux brûleurs.

 

La gestion des déchets

Les poubelles

La communauté de communes du Pays des Herbiers, vous met à disposition gratuitement des containeurs (hors déchets ménagers). Vous devez les contacter deux mois à l’avance.

Les gobelets réutilisables

Trivalis vous prête à moindre coût des gobelets 25 cl pour vos manifestations. Vous devez vous inscrire sur leur site minimum un mois avant la date de votre événement : www.trivalis.fr  rubrique éco-événement.

  • Coût de mise à disposition des gobelets : 0,01 €/gobelet
  • Coût des gobelets manquants: 1 €/gobelet
  • Les gobelets sont livrés à l’organisateur, récupérés sales après l’événement.
  • Après l’événement, le compte des gobelets retournés en présence de l’organisateur et lui facture le coût de mise à disposition ainsi que les gobelets manquants.

Trivalis vous propose toute une palette d’outils aux organisateurs d’événement, en Vendée, pour leur faciliter l’organisation de manifestations éco-responsables en matière de gestion des déchets.

 

Vous allez diffuser de la musique

Si votre événement nécessite une diffusion musicale, n’oubliez pas de contacter la SACEM. Si vous faites les démarches au moins 15 jours avant la date de la manifestation, vous bénéficierez d’un abattement de 20% sur la somme due.

www.sacem.fr  – SACEM la Roche sur Yon 31 Rue du Maréchal Ney, 02.90.92.20.20